Importante o urgente? Le reali priorità della vita

importante
Le cose che contano di più non devono mai essere alla mercé delle cose che contano di meno. (J.W.Goethe)
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L’altro giorno mentre stavo parlando con mio figlio di un argomento importante squillò il telefono. Lanciai un’occhiata allo smartphone: era il mio gestore telefonico, sicuramente non era niente di importante, tuttavia decisi di rispondere .

“Pronto?”

“Buonasera, bla-blabla-bla…”

Chiusi la telefonata e in quel momento realizzai che cosa era successo: avevo deciso di interrompere  la conversazione con mio figlio per rispondere ad una telefonata di nessuna rilevanza. Mi soffermai a chiedermi il motivo di un comportamento così poco ragionevole.

“Marco, non capisco cosa tu abbia fatto di così fuori dal comune. Ti squillava il cellulare e hai risposto. Facciamo tutti così. Stai tranquillo, è tutto normale.”  icon biggrin Importante o urgente? Le reali priorità della vita

Non sono d’accordo. Sono convinto che sia un comportamento abituale, ma sul fatto che sia corretto agire in questo modo ho alcuni dubbi; ti spiego perché.

Ho deciso d’interrompere una cosa importante per una che non lo era affatto. Ripensando a quell’episodio nei giorni successivi, ho fatto caso a quanto sia frequente interrompere qualcosa di rilevante per qualcosa che riteniamo urgente ma non importante. Sì, dico proprio a te che ogni minuto controlli cosa pensano i tuoi amici di Facebook  e che in modo quasi automatico passi buona parte delle giornate immerso in mail, chat, tweet e notifiche varie! Ammettilo, ti ho beccato!  icon lol Importante o urgente? Le reali priorità della vita

Ecco di cosa parliamo: di come le situazioni importanti e urgenti si ripercuotano in maniera rilevante sulla nostra vita. E’ venuto il momento di capire la loro differenza e di cominciare a saperle gestire per avere una vita di qualità!

“Marco, praticamente sono la stessa cosa. Urgente e importante li usiamo come sinonimi ogni giorno. Una questione urgente è per forza anche importante altrimenti non sarebbe urgente!”

Facciamo un po’ di chiarezza. Molto spesso si tende ad usare le due parole senza distinzione anche se hanno significati molto diversi.

Dal dizionario Treccani:

Importante:  Di cosa, che per sé stessa o in rapporto a determinate circostanze, a determinati fini, è di gran conto o rilievo e deve essere tenuta nella dovuta e seria considerazione.

Urgente:  Che urge, pressante; che richiede pronta soluzione, o immediato interessamento, o che deve essere eseguito al più presto.

Come possiamo osservare la principale differenza tra le due parole è l’aspetto temporale. Il termine urgente significa che deve essere gestito nell’immediato, ma non contiene alcun riferimento all’importanza dell’evento. Infatti qualcosa di urgente non è necessariamente importante e qualcosa di importante non è detto che sia urgente.

“Marco, non sono molto sicuro che le cose stiano realmente come dici tu…”

La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante. (D. Eisenhower)
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Due esempi per capire meglio.

“Tra tre mesi devo consegnare il nuovo progetto al mio responsabile.” Si tratta sicuramente di un appuntamento importante se voglio fare un’ottima figura, se voglio crescere professionalmente e se punto a fare carriera in azienda. Detto questo la scadenza è abbastanza lontana nel tempo da non farla rientrare tra le cose immediate, urgenti appunto.

“Il 2 settembre scade il termine indicato dai medici. Tra soli 4 mesi mia moglie partorirà!” Anche in questo caso si tratta di un evento decisamente importante a cui è bene essere presenti icon wink Importante o urgente? Le reali priorità della vita  ma non è sicuramente urgente.

Allo stesso modo capita di trovarsi in situazioni urgenti, ma non importanti:

“Tutti in sala riunioni! Tra due minuti c’è quell’inutile meeting di 3 ore… tanto poi nessuno farà ciò che verrà deciso!” dice il collega affacciandosi al tuo ufficio. Si tratta di un incontro urgente, ma a quanto pare non è ritenuto affatto importante.

Per capire meglio le differenze dei due termini e di come influenzano, nel bene e nel male, le nostre giornate, possiamo sfruttare quella che viene chiamata la matrice di Eisenhower. La matrice prende il nome dal generale e politico statunitense che negli anni 50 ricoprì la carica di Presidente degli Stati Uniti.

Matrice Eisenhower Importante o urgente? Le reali priorità della vita

1 – Pressione

Urgente e importante

Hic et nunc dicevano i latini. Qui ed ora con il significato di un qualcosa che non ammette proroghe, non è assolutamente rimandabile. Sono quelle situazioni che hanno una scadenza nell’immediato e che sono anche molto rilevanti. In queste situazioni tutto ciò che stiamo facendo diventa quindi meno importante e lo spostiamo così in secondo piano. Può essere ad esempio un’emergenza legata alla nostra salute o a quella di un nostro caro. Vi si collocano anche quelle scadenze legate alla consegna di un lavoro, così come le gare sportive o competizioni di altra natura, gli esami universitari ecc. Adesso che abbiamo chiarito cosa succede in quest’area vediamo quanto tempo rimaniamo al suo interno. Se è infatti normale ritrovarsi saltuariamente nella zona della Pressione, non lo è affatto trascorrerci troppo tempo: se questo accade vuol dire che stiamo sbagliando qualcosa! Gli eventi gestiscono le nostre giornate quando invece dovrebbe essere esattamente il contrario. Diventiamo come la pallina di un flipper che reagendo alla forza inferta delle alette si muove caoticamente all’interno del campo di gioco. Così come la pallina anche tu non hai il tempo di programmare alcunché se non gestire ogni istante in reazione a qualcosa. Come puoi immaginare, sostare per lunghi periodi in quest’area genera forte stanchezza e stress che non può che ripercuotersi sulla qualità delle tue giornate e della tua vita.

3 – Insoddisfazione

Urgente e non importante

Sono quelle situazioni che dobbiamo gestire per gli altri. In quanto urgenti generano stress e ci rendono anche insoddisfatti dato che per noi non sono assolutamente rilevanti. Rientrano in quest’area anche gli imprevisti che in quanto urgenti richiedono un pronto intervento. Sono situazioni che ci distolgono dalle cose importanti, ma purtroppo non possiamo rimandare, siamo obbligati a gestirli. Sono situazioni che talvolta possiamo delegare ad altri: pagare le bollette, l’assicurazione dell’auto, consegnare al nostro responsabile un determinato lavoro sapendo già a priori che non lo guarderà neppure. Troviamo quindi in quest’area situazioni che hanno una scadenza nell’immediato, ma che non ci gratificano in alcun modo né da un punto di vista economico, né personale, né professionale.

4 – Distrazione

Non urgente non importante

Sono quelle attività che ci fanno svagare, ma che dobbiamo tenere sotto controllo perché c’è il rischio di rimanere intrappolati. Se rimaniamo infatti relegati in quest’area per troppo tempo butteremo via gran parte delle nostre giornate. Controlli con una certa frequenza le mail sullo smartphone? Passi alcune ore su Facebook? Non riesci a staccarti da Youtube? Trascorri molto tempo davanti al solitario sul PC? Chat, web, videogames, shopping ecc. sono tutte attività che se non controllate tendono a sottrarci tempo prezioso che potremmo invece sfruttare in maniera migliore. Il fatto è che sono tutte attività estremamente tentatrici per cui nonostante siano non importanti e non urgenti ci avvolgono nelle loro spire. Dobbiamo imparare a dire di no!

Consiglio: tieni sotto controllo quanto tempo passi in quest’area: se è troppo, riducilo drasticamente spostandoti nell’area della pianificazione.

“Marco, ma l’area numero 2, proprio quella della pianificazione, l’hai saltata o sbaglio?”

E’ quella più importante per cui ho voluto dedicarle l’ultima parte del post.

2 – Pianificazione

Non urgente, ma importante

Qua dentro troviamo tutto quello che riteniamo molto rilevante, che ci sta a cuore e che decidiamo di programmare. Rientrano in quest’area i corsi di formazione personale e professionale. Dedicare del tempo ai propri figli, ai propri compagni e alle persone care, seguire dei corsi relativi a pratiche sportive sono esempi di attività rilevanti, ma non urgenti.  Queste situazioni sono quelle che nel medio/lungo termine impattano in maniera significativa sulla qualità della nostra vita, che ci danno soddisfazione, che ci fanno migliorare e sentire migliori. In quest’area gli sforzi profusi sono ampiamente ricompensati dal senso di appagamento. E’ in questa zona quindi che dovremmo trascorrere buona parte delle nostre giornate; sostarvi ci aiuterebbe inoltre a non ritrovarci a gestire obiettivi che nel frattempo sono divenuti urgenti. Se questo succedesse ci ritroveremmo a vivere situazioni streassanti nell’area 1. Se rifletti bene avrai modo di constatare che si tende a vivere una vita strettamente legata al senso di urgenza, relegando da qualche parte invece ciò che è realmente importante per noi. Possiamo dire che tendiamo a vivere in reazione alle cose e agli eventi senza soffermarsi su cosa invece desideriamo. Se non ci prendiamo del tempo per capire e chiarire a noi stessi cosa vogliamo sarà difficile dedicare i “giusti” tempi alle varie aree. La maggior parte delle persone tende a spostarsi dall’area 1 alla 3. Sono entrambe aree che non includono ciò che ci sta a cuore. Se poi aggiungiamo una corposa sessione all’interno dell’area 4, è facile capire come il tempo che dedichiamo all’area più importante, la 2, diventi un qualcosa di estremamente marginale. Quest’area dovrebbe starci molto più a cuore di quanto tendenzialmente non sia. Siamo ahimé molto abituati a vivere in reazione agli aventi e a programmare poco, molto poco della nostra vita. Siamo talmente abituati a vivere in questo modo che non ci facciamo più neppure molto caso.

“Marco, è tutto molto interessante, ma adesso che conosco queste importanti aree come posso migliorare la qualità della mia vita concretamente?“   icon eek Importante o urgente? Le reali priorità della vita

I 4 passi per gestire il tempo e capire cos’è importante:

1) Le tue azioni in quali delle 4 aree si trovano? Prendi un foglio di carta e disegna una croce. Scrivi i numeri delle 4 aree come nel disegno ad inizio pagina. Percorri con la mente la tua giornata tipo e disponi le tue azioni giornaliere e settimanali nella relative aree. Non limitarti a pensarlo, non ti servirebbe. Una volta fatto avrai sotto gli occhi uno schema molto importante sull’utilizzo del tempo delle tue giornate. Ti sembrerà un’affermazione azzardata, ma non è così: su quel foglio c’è tutta la tua vita. Quante e quali azioni sono finite nelle varie aree? In base a quanto ci siamo detti sopra puoi facilmente capire adesso se stai vivendo una vita di qualità. L’area numero 2 è quasi vuota? L’area 4 straborda di attività? Adesso è il momento giusto per decidere di cambiare le cose.

2) Definisci obiettivi, scopi e priorità. Spesso purtroppo vengono confusi ed usati in maniera inappropriata. L’obiettivo è dato dalla meta che vuoi raggiungere, il posto che vuoi conquistare, lo scopo è invece il motivo per cui vuoi farlo. “Voglio ricevere una promozione a lavoro in modo da garantire un futuro migliore ai miei figli.” In questo esempio troviamo come obiettivo un aumento in busta paga e come scopo la possibilità di aiutare economicamente i propri figli. Come vedi sono le due facce di una stessa medaglia. Adesso devi prestare molta attenzione alle priorità. Se queste infatti non sono ben delineate e chiare, c’è il rischio che i tuoi sforzi passino da un obiettivo all’altro in base alla priorità del momento generando un enorme spreco di risorse e tempo.

3) Trova del tempo. L’unico modo per racimolarne  un po’ è recuperarlo da quelle attività che riflettendo bene non sono affatto rilevanti. Diminuire drasticamente il tempo che consumi nell’area 4 è immediato e alla portata di tutti. Potrai decidere di ridurre le ore che passi a controllare le mail sullo smartphone, le notifiche di Facebook, le ore al telefono a favore di qualcos’altro che possa invece migliorare la qualità della tua vita.

4) Impara a dire “NO”. Via via che si affacciano alla porta nuove situazioni non rilevanti devi imparare a dire di no e a delegare se possibile. Fare la spesa tre volte a settimana è davvero importante? Pulire a fondo la casa due volte a settimana è davvero importante? Passare svariate ore al telefono è davvero importante? E l’elenco continua…

Non essere schiavo dell’urgenza. Se non si tratta di eventi importanti da’ loro il giusto peso cercando di mantenere il focus sui tuoi obiettivi e scopi, avendo sempre ben chiaro quali sono le tue priorità.

“Non dire di non avere abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che sono state date a Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein.”  (H. Jackson Brown Jr.)

Firma Marco Little UYM1 Importante o urgente? Le reali priorità della vita

Foto tratta da Google Immagini

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14 Risposte a Importante o urgente? Le reali priorità della vita

  1. ualina scrive:

    Grazie Marco,
    come al solito ci fornisci seri argomenti di riflessione. Sembra impossibile che ogni settimana ci sia qualche nuova, piccola o grande, azione che possiamo fare per migliorare la nostra esistenza… ma come fai??
    Lasciarti un grazie era urgente e importante ma è anche un piacere, non uno stress. Che cosa mi sfugge? Probabilmente ho sentito l’urgenza di farlo ma urgente non era?

    • Marco Cammilli scrive:

      Ciao Ualina, mi fa piacere sapere che hai ritenuto importante lasciare il tuo commento.
      E’ proprio come dici tu: hai sentito l’urgenza ma in realtà non era realmente urgente. Per urgente si intende qualcosa che non è assolutamente rimandabile.
      Se ci pensi bene il commento lo potevi scrivere anche 10 secondi dopo :-) Scherzo ovviamente.
      A presto. Marco

  2. Roby scrive:

    Riepilogando: cose urgenti, cose importanti, sapere dire di no.
    Nelle aziende le cose urgenti mi viene di inserirle in quella che chiamo ” manutenzione “, cioè la soluzione di problemi quotidiani ma spesso marginali. Molte persone preferiscono fare manutenzione perchè le azioni
    ad essa legate comportano pochi e scarsi rischi. Guardano indietro per trovare conforto in cose già fatte, magari da altri. Le cose importanti
    sono quelle che richiedono nuove idee/soluzioni e sopratutto pianificazione. Tipico delle persone che guardano avanti. Sapere dire di no = non si può fare contenti tutti. Lo schema è semplice ma di non facile applicazione, vale su lavoro come nella vita privata

    • Marco Cammilli scrive:

      Lo schema è semplice ma di non facile applicazione. E’ vero ma il fatto che sia alla portata di tutti sono certo che sarà di stimolo per coloro che hanno a cuore le loro giornate, le loro vite.
      Grazie del commento Roby. Marco

  3. Ciao Marco,
    spunto interessantissimo per una breve considerazione.
    Ci lamentiamo della scarsa qualità della vita, dell’essere sempre di corsa, di essere oberati dal lavoro e di avere poco tempo libero a disposizione.
    Ma se andiamo ad analizzare i nostri comportamenti ci accorgiamo che, troppo spesso, non sappiamo (o non vogliamo) dare un’ordine di importanza alle cose da fare, a quelle che realmente potrebbero semplificarci la vita, con il risultato poi di gestirle male.
    E poi ci sono le cose futili alle quali però diamo grandissima importanza, azioni compulsive che non fanno altro che aumentare lo stress…e il cerchio si chiude tornando all’inizio del mio commento.

    • Marco Cammilli scrive:

      Ci lamentiamo della qualità della nostra vita -> diamo importanza alle cose urgenti e non a quelle realmente importanti -> ci ritroviamo di nuovo a capo.
      Mi è piaciuto molto il tuo commento che rappresenta con un circolo vizioso le giornate di molte persone.
      Grazie. A presto. Marco.

  4. wisteria scrive:

    Marco, grazie al tuo articolo mi sono accorta che spreco molto tempo nell’area 4, quella in cui sarebbe meglio non mettere piede! La zona della pianificazione invece è un deserto!
    Devo rimboccarmi le maniche e cominciare a dire NO!!! Il tempo ricavato cercherò di “spenderlo” nella zona della pianificazione.
    Grazissimissime dell’articolo.

    • Marco Cammilli scrive:

      Ciao Wisteria, ti ringrazio del commento. Il fatto che tua abbia preso consapevolezza di come spendi il tempo delle tue giornate è un primo importante passo per migliorare. A presto. Marco

  5. Ringhio70 scrive:

    Ciao Marco,
    trovo sempre molto interessante gli articoli che trattano del time management. Sarò sincero: la matrice non l’ho compilata, ma mi riprometto di farlo (rimandite?). Ho dei gravi problemi di gestione del tempo, vorrei fare mille cose e mi sembra di non avere mai il tempo per poter dedicarmici. Cominciamo con questa matrice e vediamo come sono messo e poi spero presto di trovare su questo blog qualcosa sulla GTD.

    • Marco Cammilli scrive:

      Ciao Ringhio70, mi fa piacere che tu abbia apprezzato il post. Ti consiglio di compilare la matrice perché avere sotto gli occhi il “come spendiamo le nostre giornate” è davvero importante per cominciare a gestire meglio il tempo a disposizione. Per quanto riguarda il GTD (Getting Things Done – Detto, fatto!) avevo già promesso a Pierfilippo, un altro utente del blog, che me ne sarei occupato e così sarà. Stay tuned!
      A presto. Marco.

  6. Pierfilippo scrive:

    Mi è piaciuta molto la semplicità con cui classificare le situazioni soffermandosi pochi istanti per capire qual è il giusto peso da dare alle cose. Grazie Marco, trovo i tuoi articoli sempre esaustivi e semplici da seguire.

  7. ApplePie scrive:

    Mi viene da sorridere perché nel leggere il post mi sono rivista! Appena sono andata a vivere da sola passavo tutto il sabato a pulire casa con lo stesso ordine di cose: ordinare, spolverare, passare l’aspirapolvere, pulire i pavimenti, la cucina, il bagno, fare la lavatrice… e così via dicendo. Un bel giorno mi sono resa conto che non avevo mai tempo x fare le cose che mi andava di fare, quelle importanti appunto!
    E da quella consapevolezza mi sono inizialmente costretta a non rivoltare casa ogni benedetto sabato e a dedicare tempo alle cose che mi andava di fare.
    Adesso non sono più Cenerentola… ho finalmente tempo per andare al ballo :-)

    • Marco Cammilli scrive:

      Credo che molte persone si siano riviste nel leggere l’articolo. Dobbiamo realmente fare attenzione al modo in cui utilizziamo il nostro tempo. Ricordiamoci che ogni istante passato è andato, non torna più indietro e nessuno vuole avere rimpianti di ciò che avrebbe potuto fare anni prima ma non ha fatto.
      L’articolo contiene informazioni preziose che dobbiamo fare nostre.
      Grazie ApplePie del tuo commento. A presto. Marco.

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