Getting Things Done – Detto, fatto!
Ti piacerebbe liberarti dall’impegno di ricordare tutte le idee che ti affollano la mente? Nel lavoro e nella vita privata ti piacerebbe avere una mente più libera e rilassata? Vorresti avere più tempo per concentrati sulle attività più produttive o che ti stanno più a cuore?
“Marco, dimmi dove devo firmare per avere accesso a tutto questo.”
Esiste un metodo che ha riscosso tanto successo nel corso degli ultimi anni da divenire un vero e proprio modello per la gestione del tempo e dei nostri impegni: Getting Things Done (fare in modo che le cose vengano fatte.)
Vediamo insieme come puoi fare di più e meglio stressandoti meno!
A tutti piacerebbe fare più cose e meglio nell’arco delle nostre giornate e tutti vorremmo avere del tempo libero per i nostri hobbies o semplicemente per rilassarsi un po’. Il punto è che arriviamo a fine giornata e cosa diciamo? “Non ho tempo per fare quello che vorrei!”
La domanda che ti sarai posto più volte è come riescono alcune persone a fare un sacco di cose ogni giorno. Conosco alcune persone impegnatissime su molti fronti (lavoro, palestra, volontariato, spesa, gestione dei figli, pulizia della casa, blogger, ecc.) e mi sono sempre chiesto qual è la loro ricetta per riuscire a fare tutte queste cose nelle stesse 24h che tutti abbiamo a disposizione? La risposta è molto più semplice di quella che potresti immaginare: utilizzano un loro metodo di “lavoro”. La soluzione sta proprio nel riuscire a sviluppare non un metodo, ma un buon metodo. Pensa cosa potresti fare se avessi accesso ad un metodo ben strutturato la cui efficacia è riconosciuta da anni a livello mondiale.
Oggi voglio parlarti di uno dei più famosi ed utilizzati: “Getting Things Done” tradotto in “Detto, Fatto! L’arte dell’efficienza.”
L’autore David Allen, ha impiegato 20 anni a sviluppare il metodo Getting Things Done per poi pubblicarlo nel 2001 nel suo libro. Tutto parte dalla consapevolezza di una certa inefficienza del nostro “sistema di promemoria mentale”. Si tratta di quella parte del nostro cervello che dovrebbe aiutarci a ricordare le cose da fare. Parlo di inefficienza perché come avrai sperimentato anche tu, è piuttosto difficile che si verifichino contemporaneamente i seguenti 3 eventi:
A) ricordare cosa devi fare;
B) ricordarlo nel momento giusto;
C) ricordarlo nel luogo giusto.
Quante volte ti è capitato di ricordarti di fare una certa cosa, ma eri nel posto sbagliato? Quante volte invece ti sei trovato nel posto giusto, ma non ti sei ricordato cosa avevi da fare?
“Marco, aiutami a capire meglio: il metodo Getting Things Done su cosa si basa, su quali principi?”
David Allen basa il suo metodo su alcuni principi. Te li riporto di seguito in quanto propedeutici per renderti ancora più chiaro il meccanismo che regola questo metodo gestionale.
1) Raccogliere tutto ciò che devi fare. In ufficio, in casa o dove vuoi. Raccogli fisicamente (che significa fisicamente? come raccolgo fisicamente fare la spesa o lavare l’auto?) tutto ciò che si trova attorno a te. Puoi farlo adesso, in giornata, domani o un altro giorno. L’importanate è appoggiarsi a un sistema logico e affidabile esterno alla tua mente: un classico raccoglitore ad esempio.
2) Imparare la disciplina necessaria per prendere decisioni immediate. Attraverso Getting Things Done potrai e dovrai imparare a decidere ogni qual volta ricevi un “input”. In questo modo avrai sempre un piano per l’attività successiva da compiere; piano che potrai mettere in pratica o modificare in base alle circostanze.
3) Sviluppare un “sistema fidato a tenuta stagna“. Tutte le azioni devono essere registrate e gestite. Per fare questo puoi utilizzare un semplice quaderno oppure sfruttare strumenti come Google Calendar. L’importante è che il sistema sia assolutamente affidabile. Il mio consiglio è di cominciare utilizzando un’agenda. Questa è una condizione indispensabile perché il metodo Getting Things Done funzioni.
4) Raggruppare le azioni da fare. David Allen ti suggerisce di raggruppare i tuoi impegni, non per progetti, ma secondo i luoghi in cui queste azioni devono essere compiute: in casa, al computer, in ufficio, in garage, in magazzino, al supermercato, in vacanza, ecc.
5) Non fare distinzioni fra lavoro e privato. Non c’è differenza tra lavoro e vita privata in termini di attività da svolgere. Fare una distinzione ne rende inutilmente più complicata la gestione.
6) Seguire la regola dei 2 minuti. Se un’attività richiede meno di due minuti te ne devi occupare immediatamente in modo da sbarazzartene subito.
7) Processare tutti gli input. Organizza uno, o pochi punti di raccolta in cui riunire lettere, files e oggetti da analizzare successivamente.
8) Fare una revisione settimanale. Scegli un giorno della settimana in cui controllare le attività private e lavorative della settimana appena trascorsa. Contestualmente pianificherai anche quelle della nuova settimana in arrivo.
“Marco, mi sembra che in questo Getting Things Done ci sia un sacco di regole da tenere a mente.” 😯
Stai tranquillo che il metodo è veloce e te lo dimostro di seguito spiegando concretamente come si applica
il metodo Getting Things Done
Partiamo con:
la RACCOLTA di tutti i dati. Lo scopo di questa attività è liberare la mente e riempire il tuo raccoglitore. Metti dentro tutto! Mail, trascrizioni di telefonate, post-it, documenti contabili, e di qualunque tipo. A questo punto la tua mente sarà libera da mille idee e pensieri in quanto hai la certezza che ogni cosa è lì in quel raccoglitore. Adesso riprendi in mano quei documenti uno per volta e chiediti:
“Me ne posso occupare adesso?”
1) NO: hai quindi 3 possibilità:
a) La CESTINI: questa attività non è più di tuo interesse.
b) La inserisci in una lista di cose che PRIMA O POI, FORSE FARAI. “Questa è la lista delle cose da comprare per la festa di Lorenzo. E’ un documento che non richiede alcuna attività adesso, dovrò però riesaminarlo in un secondo momento.” Fai attenzione però che questa lista non diventi semplicemente il tuo alibi per rimandare. C’è il serio rischio di trasformare questo metodo in “Metti via ora e… lascia lì per sempre.” . La pila di documenti che finiscono qua dentro deve essere quindi consultata regolarmente in modo da decidere cosa farne.
c) La ARCHIVI. Molte delle cose che avrai raccolto non necessitano di azioni, ma sono informazioni potenzialmente utili in futuro. Archiviale in un’apposita lista per averle a portata di mano quando ne avrai bisogno. Nel diagramma che troverai più avanti l’ho chiamata “Documents”.
2) SI’: devi fare una distinzione tra:
A) ATTIVITA’ COMPLESSA: è composta da più di una azione e andrai a creare quindi un apposito progetto per gestirla. “Convocare riunione con i dipendenti.” Devi definire quale sia la prima azione concreta che devi completare per portare avanti questo progetto. “Devo inviare una mail alla segretaria per la convocazione in sede.” Una volta decisa l’azione da fare potrai stabilire se Farla subito, Delegarla ad altri o Rimandarla.
B) ATTIVITA’ SEMPLICE: è composta da un’unica azione e dovrai valutare se:
I – sono sufficienti MENO DI 2 MINUTI per eseguirla. In caso affermativo la DEVI FARE SUBITO in modo da chiuderla. Due minuti sono una indicazione generica per darti l’idea di un’azione che puoi fare “al volo”.
II – servono PIU’ DI 2 MINUTI:
a – DELEGA a qualcun altro l’azione da compiere e verificherai successivamente che sia stata eseguita. “Questa cosa deve vederla Luisa.” oppure “Devo chiedere al capo come vuole procedere.” o “Devo dire a mia moglie di andare della riunione a scuola.”
b – puoi decidere di RIMANDARLA in modo da occupartene in un secondo momento. “Devo acquistare un buon antivirus per il PC.” o “Devo ricordami del regalo a Matteo” o “Devo dire a mia moglie delle ferie Natalizie”. In queste situazioni:
a – Puoi decidere di posticipare l’azione a una data specifica e la riporterai nel tuo sistema di registrazione (agenda, excel, Google Calendar, ecc.). “Devo telefonare a Luca per organizzare il meeting con i collaboratori. Lo contatterò il prossimo martedì quando Luca sarà rientrato dalle ferie.” In questo caso devi rimandare l’attività annotandotela in agenda.“Me lo segno in agenda: martedì prossimo ore 09:30.”
b – Puoi valutare se sia invece opportuno che tu la faccia quanto prima. “Devo passare in ufficio dal capo il prima possibile.”
Per aiutarti a comprendere e memorizzare meglio il metodo Getting Things Done ti ho preparato un semplice diagramma sul quale puoi ripercorrere visivamente i punti appena letti. Clicca sopra l’immagine per ingrandirla.
Getting Things Done – Detto, Fatto – UYM
(Getting Things Done – Clicca l’immagine per ingrandirla)
Il diagramma di flusso “Getting Things Done” rappresenta il modo migliore per avere una visione d’insieme del principio logico di raccolta e organizzazione alla base del metodo Getting Things Done. Ti consiglio si ripercorrere i vari rami del diagramma in modo da assimilare al meglio i principi che lo regolano.
Un aspetto molto importante che rende il metodo Getting Things Done davvero efficace è che NESSUNA AZIONE deve ritornare nell’area di RACCOLTA. Questo significa che “metterai le mani” una e una sola volta su ciascun dato. Questo si traduce in maggior efficienza, molto più tempo libero e molto meno stress. Pensa infatti a quante volte ti ritrovi a dover gestire dati già visti!
L’obiettivo del metodo Getting Things Done è quello di gestire in maniera efficace ed efficiente tutti gli input che ti arrivano. Solo così facendo sarai più libero e avrai maggior tempo da dedicare alle tue attività più produttive! Tutto quel “rumore di fondo” che ti riempie la mente sarà gestito in maniera ottimale dal metodo stesso. Vedi questo sistema come una sorta di segretaria estremamente funzionale ed affidabile. Ricordati che perché tutto questo funzioni egregiamente devi avere la certezza che stai compiendo le azioni che devono essere svolte e al contempo ciò che hai scelto di non fare possa realmente essere trascurato. Ricorda inoltre di verificare ad intervalli regolari il sistema in modo da tenerlo SEMPRE aggiornato e funzionale: solo così potrai conquistare la libertà di cui sopra.
La gestione del tempo è un argomento che mi sta a cuore e se anche tu sei alla ricerca di un metodo funzionale per poterti concentrare su ciò che t’interessa t’invito ad approfondire l’argomento direttamente da chi lo ha inventato 🙂
Clicca il link sotto per leggere l’ultima versione del libro di David Allen – Detto, Fatto!
Leggilo e fammi avere il tuo riscontro in merito.
Articolo getting things done – Immagine tratta da Pixabay
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La cosa peggiore che si può fare è mettere tutte le cose sullo stesso piano,in questo caso il ” rumore di fondo ” si fa assordante. Normalmente
ci sono cose importanti ed altre meno, ci sono cose urgenti ed altre no.
Una prima suddivisione aiuta a buttare giù la ” pianificazione “: le cose da fare, i tempi ed i luoghi come prospettato ampiamente e chiaramente
nella lezione. Questo aiuta a non avere un ” cassettone ” pieno di cose
poste alla rinfusa ma una serie di cassettini in cui ogni cosa, ogni azione
ha una sua logica di precedenza. Difficile ? Si, ma con l’ esercizio ci si
abitua e tutto diventa + semplice.
Ciao Roby, tra i miei tanti difetti avevo quello di raccontarmi “Tanto me lo ricordo.” Me lo dicevo perfino con incredibile convinzione. 🙂
Ovviamente puoi immaginare come andava a finire… mi passava di mente o me lo ricordavo nel momento sbagliato o luogo sbagliato. Questo metodo, una volta superate le prime difficoltà per fare proprio il meccanismo, è davvero funzionale!
Stra-consigliatissimo!
A presto, Marco.
Credo di avere una doppia personalità 🙂 A lavoro sono precisa e ben organizzata, nella vita privata molto meno!
Il diagramma rende tutto molto chiaro! Cosa dici, provo a metterlo in pratica?
Grazissimissime
Evvai! Il mio argomento preferito: l’organizzazione dei task! E’ una vita che sto cercando di schedulare le attività lavorative e quelle personali in maniera ottimale. Vediamo se questa volta ci riesco.
Ringhio70
Ciao Ringhio70, mi farebbe piacere avere un tuo prossimo riscontro in merito.
Facci avere il tuo feedback sul metodo Getting Things Done.
Grazie Marco.
Ciao Marco,
volevo farti sapere che da quando ho letto questo articolo ho sviluppato il mio metodo per… rassettare la casa. Forse mi dirai che ho interpretato male quanto ho letto poichè non lo applico alla lettera e l’ambito di applicazione non è dei più “alti” ma chi non ha bisogno di rendere presentabile la propria casa? Sono una gran disordinata e mi sono accorta che da circa un mese qualcosa è cambiato quando arriva il momento di mettere in ordine. Entro nella prima stanza e tutto quello che non è al suo posto viene raccolto in uno stesso luogo (in un’altra stanza o sopra un tavolo)che lascerò per ultimo. Via via che pulisco le stanze procedo allo stesso modo. E’ vero, il tavolo di salotto non riesce quasi più a contenere oggetti ma le altre stanze sono perfettamente in ordine e pulite. Vedere i risultati mi motiva ad andare avanti, e mi sembra di procedere molto più velocemente! Quando ho finito arriva il momento di affrontare il “mucchio”. Beh, ti dirò che, piano piano ogni cosa trova la sua collocazione.
Pensi che ci sia qualche collegamento con il tuo articolo? In ogni caso ti ringrazio, leggerti è un vero piacere. Buon Natale
Ciao Astrid e benvenuta su UYM. Lo hai interpretato bene il post e l’ambito di applicazione è ottimale per sfruttare il metodo GTD. Mi fa piacere che l’articolo ti sia stato utile.
Ti ringrazio del tuo commento perché ci permette di capire come questi metodi siano molto utili in ogni ambito.
Ora devo lasciarti… ho da sistemare casa dopo la confusione di ieri sera(capodanno). 😉
A presto Marco.